Ötletek számlák rendszerezésére

2012. 10. 08.

A Heti kérdésben arra voltam kíváncsi, hogy mi az amit a legnehezebb rendszerezni. A legtöbb szavazat – 77 – a papírok rendszerezésére érkezett. Ezen belül is a számlák rendszerezése a kritikus pont. A mai bejegyzésben arra mutatok ötleteket, hogyan tárolhatod a fizetésre váró és a már befizetett számlákat.

“3 gyermekes anyukaként, most kezdett felütni itthon a káosz, ovikezdéskor. Ami folyamatos probléma itthon, a beérkező számlák és iratok, hivatalos levelek rendbetétele. Az előszobában landolnak, a laptop mellé kerülnek intézéskor, aztán ki tudja hova, amikor gyorsan rendet kelle tenni. És ebből lesznek a kifizetetlen számlák. – Ildikó”

Fizetendő számlák

Fontos, hogy mindig ugyanoda tegyétek a fizetésre váró számlákat, ez segít a fizetési határidők betartásában. Látható helyre kerüljenek a számlák, ne egy szórólap kupac tetejére.
Jó megoldás kitenni a befizetésre vagy elintézésre váró dolgokat parafa vagy mágnes táblára, vagy valamilyen asztali rendszerezőbe. A pároddal együtt döntsétek el, hogy hova teszitek őket és a jövőben mindketten tartsátok magatokat ehhez.

 
 

 
 

Befizetett számlák

A befizetett számlákat lefűzve érdemes tárolni. Lehet gyűrűs könyvben, genoterm tasakokban. Vagy dossziékban, amiket irattartó papucsban tudsz tárolni. Szolgáltató, vagy hónapok szerint csoportosíthatod a papírokat. A befizetési bizonylatokat tűzd hozzá a számlákhoz, hogy ne keveredjenek el.

 
 

 
 
Ha úgy érzed, hogy a látható helyen tárolás, és lefűzés nem elég a számlák követésére, használj szolgáltatói adatlapot a fizetési információk rögzítésére. A szolgáltatói adatlapot innen töltheted le:
Letölthető táblázatok

Év elején a régi számlákat A4 borítékba pakold át, írd rá, melyik szolgáltató számlái vannak benne. Így tedd egy dobozba. A közüzemi számlákat elég 2 évig megőrizni, ami ennél régebbi, azt vedd ki a dobozból.

Amivel csökkenthető a beérkező papírmennyiség: az e-számla. Ebben az esetben egy online felületen tekinthető meg a számla, egyedi átutalással, csoportos beszedési megbízással, vagy internet bankon keresztül is kifizethetők.

Így számold fel a káoszt a papírok között:

      1. Nézz körbe a lakásban és szedj össze minden számlát, hivatalos iratot amit találsz.
      2. Mindent tegyél az étkezőasztalra, vagy ha úgy kényelmesebb a padlóra.
      3. Egyesével nézd át a borítékok tartalmát és rendezd őket csoportokba. Villany számla, Víz számla, közös költség, kábeltévé, részletfizetések és így tovább.
      4. Amikor elfogytak a papírok a csoportosított számlákat tedd tárolókba. Válaszd ki a számodra legmegfelelőbb megoldást, lehet az az általam javasolt gyűrűs könyv – genoterm párosítás, vagy egy kisebb fiók ha neked az jobban megfelel.
      5. Helyezz el a falon vagy az íróasztalon egy táblát, vagy tartót, amibe ezentúl a beérkező számlák kerülnek.

Ezzel az 5 lépéssel felépíted a számla tároló rendszered. Ezután 2 dolog van hátra:

  • A beérkezett számlát azonnal tedd a fizetendők közé.
  • Minél hamarabb intézd el a befizetést.

 

Share

Hozzászólások

  1. hú, én egész másképp csinálom. jön egy levél, számla vagy fontos-féle, megy egy helyre, egy irattartóba. amikor megjön a fizu, előveszem az egész kupacot, és akkor fizetek és pakolok el. egy év, egy olyan tárolótáska vagy mi, ami leporellósan nyílik, mindenféle szolgáltatónak egy zseb. a befizetett csekkeket egy kupacban egy a5-ös bugyiba teszem, úgy is marad. vannak olyan csekkek, amiket megkaptunk előre évekre (autó lízing, hitel), azt az év elején kiosztom 12 genothermbe, mindre rá van írva a hónap, így ezeket sem felejtem el befizetni. van egy táblázatom is, amibe vezetem a befizetéseket, így nem járhatok úgy, hogy bár ltszólag nincs csekk (mert elkutyultam mégis), és nincs befizetve valami. a táblában hiányzni fog (tudom, mi hány havonta esedékes)

  2. Csányi Andi Says: október 8, 2012 at 9:32 du.

    Muzsi: köszi, hogy leírtad a te verziódat. Ebből látszik, hogy milyen sokféle módja van a rendszerezésnek. 🙂

  3. Sziasztok!

    Mi felénk a közüzemi számlákat és befizetéseket 5 évig kell megőrizni. Ez némelyik számlára rá is van írva. Én úgy vágtam rendet a papirok között, hogy vettem egy fűzős dossziét, ráírtam, hogy melyik évről van szó. Lefűzhető bugyikba tettem egy-egy szolgáltató számláját. Ha vége az évnek, megy az “irattárba”. Kezdem a következő évet. Így minden egy helyen van, és áttekinthető. Ha ezeket a dossziéket egy iratpapucsba állítom egy pillanat alatt előkeríthetek bármilyen számlát 5 évre visszamenőleg is.

  4. Miért kell őrizni 5 évig a számlákat és a kivonatokat? Maximum három hónapot tárolok, de pl. a telefonszámlát, ha befizettem, eldobom. Még sose volt probléma. A gázszolgáltató most jelzett, hogy pár hónapot elfelejtettek kiszámlázni és levonni, visszanéztem, mi az utolsó három hónap, és valóban csak novemberig voltak számlák. (Csak közben szültem, és így nem is érdekeltek ilyen földi dolgok. :))
    Ellenben az őrzést tényleg nem értem… illetve azt, hogy “kell”.

  5. Sziasztok! Nagyon sok jó ötletet találtam a honlapon! A költségek, kiadások rendszerezéséhez most én is hozok egyet : http://graeco.hu/ . Nekem bevált 🙂

Vélemény, hozzászólás?

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöljük.