Papírok rendszerezése – 1. rész

2019. 03. 27.

A papírok rendszerezése sosem tartozott a kedvenc feladataim közé, most viszont itt az ideje, hogy újragondoljam a jelenlegi tárolási módszerem. Az iratainkat mappákba és dobozokba gyűjtve csoportosítom évek óta, az utóbbi időben mégis azt tapasztaltam, hogy nem találok meg dolgokat, pedig pontosan tudom, hogy el van téve.


” Az iratok esetében az az alapelvem, hogy dobd ki az összeset! (…) Végére is, soha nem fognak örömmel eltölteni, bármilyen gondosan tárolod is őket. Ezért javaslom, hogy dobj ki mindent, ami nem a következő három kategória valamelyikébe esik: jelenleg is szükséges iratok; korlátozott ideig szükséges iratok; és örökre megőrzendő iratok. ” – Marie Kondo: Rend a lelke mindennek 115.o


Eldöntöttem, hogy két alkalmat szánok a papírok átnézésére. Első körben a hivatalos iratok kategóriájába tartozó papírokat szedtem össze. Következő alkalommal foglalkozom a többi papírral, mint az újságok, tananyagok, és minden egyéb papírral, amit csak találok.

1. Gyűjtsd össze a papírokat

Nézz körül mindenhol, ahol szerinted a papírok lehetnek. Tedd őket egy kupacba. Amikor úgy érzed, mindenhol körbenéztél, és mindent összeszedtél, akkor kezd neki az átnézésének.

Nálam voltak irattartó mappák és dobozok a szekrényben, az íróasztalomon, és a könyvespolc tetején, sőt a könyvespolcon is találtam iratokat (fogalmam sincs, hogy kerültek oda, ne kérdezzétek)

Ennyi papírt szedtem össze a különféle helyekről

2. Az iratok rendszerezése

A cél az, hogy minél kevesebb papír maradjon, azok amiket meg kell őrizni, és azok amikkel még dolgunk van. Az összes többi, és remélhetőleg a nagyobbik halom meg a szemétbe.
Rakj magad mellé egy szemeteszsákot, és ügyelj arra, hogy legyen elég helyed a megtartandó papírok kupacának.

10 évnyi közüzemi számla, 15 évnyi bankszámla kivonat, és fizetési papírok kerültek azonnal a szemétbe. Szanálás közben örültem, hogy az elmúlt 3 évben minden szolgáltatónál e-számlára váltottunk, ettől az évtől még a fizetési papírom is elektronikus formában kapom meg, ha nem így lett volna, akkor még több papíron kellett volna átrágni magam.

Miközben átnéztem a papírokat jött a kételkedés, hogy tényleg jó az, ha ennyi mindent kidobok? Nem lesz ebből gondom később? Végül megegyeztem magammal, hogy olyan papírok kerülnek a kukába amikkel már nincs dolgom, a számlák be lettek fizetve, a fizetési papírok ellenőrizve lettek. Sőt, ha ezt most végigcsinálom, akkor többet ezzel már nem kell foglalkoznom.
Bármit is selejtezel benned is felmerülhetnek hasonló kifogások, kételyek. Ne engedj ezeknek, gondolj a célodra és folytasd a munkát.

Két szemteszsák lett tele, és ennyi papír maradt.

3. Papírok tárolása

Átválogatás után látod a megmaradt papírok mennyiségét. Gondold végig hol lesz a helyük, fiókban vagy polcon. Ehhez legyen megfelelő tárolód, ha nincs, most érdemes beszerezni egy-két darabot. Jól használható irattartó például a gyűrűs mappa, patentos irattartó tasak, gyorsfűző, archiváló doboz. A lényeg, hogy a számodra legeszerűbb és kényelmes megoldást válassz.

Az előző képen látható halomban a családunk minden tagjának a papírjai benne vannak. Kivettem a halomból azokat amik az enyémek. Az első csoportba azok a papírok kerültek, amikkel még van valami dolgom. Ezeket a papírokat egy gyorsfűzőbe tettem, és ráírta, hogy “Elintézendők”.
A megőrzendő papírhalmot két részre osztottam, az egyik lett a hosszú távon megtartandó (bizonyítványok, anyakönyvi kivonat, kórházi zárójelentések, és adóbevallások). A másik adag az aktuális papírok halmaza (munkaszerződés, bankszámla szerződés, biztosítási kötvények, egyéb érvényben lévő szerződések, legutolsó szakorvosi kontroll eredménye).
Az aktuális papírok szintén egy gyorsfűzőbe kerültek, a hosszú távon megtartott papírokat tettem archiváló dobozba. A férjem papírjait ugyanígy pakoltam el. Előzetesen megegyeztünk abban, hogyan fogom szortírozni a papírokat, mit fogok kidobni, és hogyan fogjuk tárolni ami maradt. Ez fontos, mert amikor selejtezésről van szó, akkor alapvető, hogy mindig csak a saját holmidat nézheted át.
A gyerekeknek nincs sok papírja így nekik egy-egy gyorsfűzőbe pakoltam mindent.
Menet közben valahogy úgy alakult, hogy a lakással kapcsolatos papírok nekem egy külön csoportba kerültek, ezeket a papírokat is dobozba tettem.

Egyébként a válogatás közben rábukkantam néhány érdekes és ellentmondásos információra, lesz pár dolog aminek utána kell járni a következő hetekben.

4. Tartsd fenn a rendet

Miután elrendezted a megmaradt iratokat ügyelj arra, hogy fennmaradjon a rend.

A beérkező levelekről azonnal döntsd el, melyik kategóriába valók: Dolgod van vele? Meg kell őrizni? – Tedd a megfelelő tartóba! Ha egyik sem, elolvasás után mehet a kukába.
Törekedj arra, hogy az elintéznivalók mappában minél kevesebb irat legyen.


Írjátok meg hozzászólásban, Ti hogyan oldottátok meg a papírok tárolását? Bevált a módszer? Sikerült hosszú távon is rendben tartani a papírokat, fogtok változtatni valamin?

Share

Hozzászólások

  1. A munkaszerződés nem az aktuális, hanem a megtartandó kategória.

  2. Csányi Andi Says: március 28, 2019 at 9:32 du.

    Igen, az is lehet. Nálam az éppen érvényes van az aktuális között. A korábbiak a megtartandóban.

  3. Szabó Tamásné Rita Says: március 29, 2019 at 11:51 de.

    Hasonló módon csinálom már évek óta. Idáig egy gyűrűs könyvem volt, abban külön kategóriák. Amióta férjnél vagyok, azóta 3 gyűrűs könyv van, egy a közös papíroknak, egy a férjemnek és egy nekem. Persze mind a hármat én tartom rendben 😀

  4. Lefűzős mappát használok,minden évre külön. Kb 25 évre visszamenőlegesen megvan minden.Nem jó dolog mert egy fél szekrényt elfoglalnak,de sajnos volt rá példa,hogy kellett belőle valami.Az adó papíroknak egy lefűzős mappája van.Minden tasakban egy év van,és abban benne van az egész családé arra az évre.

Vélemény, hozzászólás?

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöltük